Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.
El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.
El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.
Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.
Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.
Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.
Almacenamiento
de información: El almacenamiento es una de las actividades o
capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de
esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en
la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de
información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son
los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y
los discos compactos (CD-ROM).
Procesamiento
de Información: Es la capacidad del Sistema de Información
para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida.
Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el
sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los
sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser
utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras
cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir
de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un año base.
Salida de
Información: La salida es la capacidad de un Sistema de
Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al
exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales,
diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre
otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede
constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso,
también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene
una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que
genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.
Nuestra
sociedad se encuentra repleta de ejemplos de sistemas, tales como una máquina
expendedora de café, una fábrica de productos manufacturados, un vehículo, un
archivo para documentos, nuestra columna vertebral, etc. En el caso de las
máquinas de café o bebidas, podemos analizar su funcionamiento para comprender
mejor el concepto de sistema. Las monedas entran en el sistema, se compara su
valor con el de la bebida seleccionada (objetivo del sistema) y si ambos
valores son iguales, se expide la bebida.
En
lo que respecta a los sistemas propiamente dichos hay un amplio consenso en
cuanto a las características que deben tener y maneras de obrar, sin embargo no
ocurre lo mismo con el concepto de sistema de información, del cual
existen muchas definiciones, matices y escuelas. De todas formas, hablando en
términos generales, podemos decir que un sistema de información es un conjunto
de componentes que interaccionan entre sí para alcanzar un fin
determinado, el cual es satisfacer las necesidades de información de dicha
organización. Estos componentes pueden ser personas, datos, actividades o
recursos materiales en general, los cuales procesan la información y la
distribuyen de manera adecuada, buscando satisfacer las necesidades de la organización.
El
objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la toma de
decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre. Es importante señalar que
existen dos tipos de sistema de información, los formales y los informales; los
primeros utilizan como medio para llevarse a cabo estructuras sólidas como
ordenadores, los segundos son más artesanales y usan medios más antiguos como
el papel y el lápiz o el boca a boca.
El
estudio de los sistemas de información surgió como una subdisciplina de las
ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la
administración de la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de
estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro
de la administración.
Desde
un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse
de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de información gerencial (con
el fin de resolver conflictos en empresas), sistemas de procesamiento de
transacciones (que se encargan de manejar la información en el contexto de
los intercambios comerciales), sistemas de información ejecutiva (para
los directivos), sistemas de soporte a decisiones (analizan los
distintos factores que hacen al negocio para decidir qué rumbo tomar), sistemas
de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo
administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de
un especialista en un dominio concreto).
Según
los autores Laudon y Laudon, profesores de Administración de Empresas, un
sistema de información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y
distribuye información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a
mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear
nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la organización. Esta
definición es una de las únicas que manifiesta la exigencia de que un sistema
de información tenga componentes, aunque no especifica cuáles deban ser,
posiblemente porque intenta englobar todas las posibles variantes de este
concepto.
Cabe
resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como
sinónimo de sistema de información informático, aunque no son lo mismo.
Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y
puede formar parte de un sistema de información como recurso material. De todas
formas, se dice que los sistemas de información tratan el desarrollo y la
administración de la infraestructura tecnológica de una organización.
Fuentes:
