El Modelo de Leavitt

Este modelo nos permite analizar un cambio de gestión, basado en la idea de que es raro que cualquier cambio se produzca de forma aislada. Para explicar esto, plantea que la organización se divide en cuatro subsistemas: la TECNOLOGÍA, las TAREAS, las PERSONAS, y la ESTRUCTURA ORGANIZATIVA, en la que funcionan como 4 variables independientes  visualizadas como las 4 puntas que definen un diamante:

Un cambio en alguna de las áreas, estimula o exige cambios en las demás áreas, independientemente de la relación que exista entre ellas. Por ejemplo, la revisión de las estructuras administrativas puede implicar cambios en los salarios y los sistemas de recompensa, facturación, compras o interna de costos. 

De esta forma se propone una implicancia sistemática para explicar las variables y posibles consecuencias a tener en cuenta al analizar decisiones directivas

El Modelo de Leavitt debe estar presente en cada decisión que se tome:

- Al aplicar algún método de Gestión del Riesgo

- Al diseñar una Política Corporativa

- Al elaborar un proceso para implementar una sección de la política.

- Al seleccionar un instrumento de ejecución táctica.

La quinta disciplina de Senge se propone como orientación estratégica para ejecutar todas las acciones que deban aplicarse, en tanto aplica a conciencia y a todos los niveles los conceptos sistémicos de Leavitt

Nivel de Usuarios de Excel

Para cada tipo las características del uso que hacen del programa se describen a continuación:

Principiante: Usa Excel principalmente como calculadora de sumas y productos principalmente, también sabe introducir datos y recopila alguna información en la hoja electrónica.

Básico: En este nivel se usan funciones de Excel más sencillas, sobre todo matemáticas, como puede ser divisiones, porcentajes, alguna función estadística como la Media, Contar. Se conoce la utilidad Autosuma. En relación a los datos se realizan filtros sencillos con el Autofiltro. Se realiza algún gráfico fácil. Se usan cambios de formatos rápidos como colores y letra.

Intermedio: Emplea funciones más avanzadas como pueden financieras, estadísticas, alguna función lógica como SI. Es capaz de trabajar avanzadamente con gráficos y editarlos para cambiar el diseño o la información. Se usan los formatos más avanzados como son los formatos condicionales. Es capaz de usar formularios para introducir datos.

Avanzado: Este tipo de usuario conoce las funciones de Excel más avanzadas como pueden ser las de búsqueda BUSCARV, BUSCARH, lógicas como SI, Y, NO, realiza funciones anidadas. Conoce y realiza la herramienta Subtotales, Tablas y gráficos dinámicos, realiza grabaciones de Macros sencillas, domina la realización de gráficos, sabe y usa con fluidez el recurso importar datos desde Access y de formatos .txt.

Experto: Es un usuario que domina los recursos de Excel incluso es capaz de programar con el lenguaje VBA. Trabaja con funciones matriciales como Sumaproducto, financieras avanzadas como Van, TIR, Nper. Conoce las funciones de texto: Concatenar, Extraer, Carácter,… Importa y Consolida datos desde gran número de utilidades externas, usa la herramienta Solver y los Escenarios. Es capaz de configurar y automatizar gran parte de su trabajo con la hoja electrónica. Además tiene conocimientos básicos de programación con las que realiza Macros.

Programador Excel: Es un profesional de la informática con nivel experto y/o avanzado de Excel, usa el programa para obtener cálculos avanzados, estadísticas, combina Excel con otros programas. Domina la programación con VBA.

Excel usuario nivel alto en el departamento financiero o contable: Este usuario de Excel suele tener un nivel entre Avanzado y Experto y además usa asiduamente Excel en la empresa.

Realiza cálculos financieros y estadísticos con las hojas de cálculo, así mismo emplea las herramientas de análisis para elaborar sus informes personalizados, para ello es capaz de obtener datos de otras aplicaciones, principalmente de los programas de contabilidad y facturación.

Conoce y emplea fórmulas financieras para el cálculo de préstamos, amortizaciones, realiza ratios a partir de los datos del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias, conoce la forma de calcular el rendimiento de las inversiones financieras, es capaz de trabajar con datos realizando tablas dinámicas con fluidez, realiza escenarios en función de las diferentes situaciones que se pueden presentar en el negocio, exporta datos a la aplicación contable para realizar la automatización de los asientos de contabilidad.

Esta clasificación ha sido realizada desde mi punto de vista y experiencia, si quieres añadir alguna puntualización o resolver alguna duda puedes realizar un Comentario o escribir al email de hojas de cálculo de About en español.

Fuente:

http://hojasdecalculo.about.com/od/Excel/

Sistemas de Informacion

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema de información pueda operar.

El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información.

Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario, mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros sistemas o módulos. Esto último se denomina interfases automáticas.

Las unidades típicas de entrada de datos a las computadoras son las terminales, las cintas magnéticas, las unidades de diskette, los códigos de barras, los escáners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre otras.

Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior. Esta información suele ser almacenada en estructuras de información denominadas archivos. La unidad típica de almacenamiento son los discos magnéticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos compactos (CD-ROM).

Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general de un año base.

Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas magnéticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante aclarar que la salida de un Sistema de Información puede constituir la entrada a otro Sistema de Información o módulo. En este caso, también existe una interfase automática de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes tiene una interfase automática de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que genera las pólizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

Nuestra sociedad se encuentra repleta de ejemplos de sistemas, tales como una máquina expendedora de café, una fábrica de productos manufacturados, un vehículo, un archivo para documentos, nuestra columna vertebral, etc. En el caso de las máquinas de café o bebidas, podemos analizar su funcionamiento para comprender mejor el concepto de sistema. Las monedas entran en el sistema, se compara su valor con el de la bebida seleccionada (objetivo del sistema) y si ambos valores son iguales, se expide la bebida.

En lo que respecta a los sistemas propiamente dichos hay un amplio consenso en cuanto a las características que deben tener y maneras de obrar, sin embargo no ocurre lo mismo con el concepto de sistema de información, del cual existen muchas definiciones, matices y escuelas. De todas formas, hablando en términos generales, podemos decir que un sistema de información es un conjunto de componentes que interaccionan entre sí para alcanzar un fin determinado, el cual es satisfacer las necesidades de información de dicha organización. Estos componentes pueden ser personas, datos, actividades o recursos materiales en general, los cuales procesan la información y la distribuyen de manera adecuada, buscando satisfacer las necesidades de la organización.

El objetivo primordial de un sistema de información es apoyar la toma de decisiones y controlar todo lo que en ella ocurre. Es importante señalar que existen dos tipos de sistema de información, los formales y los informales; los primeros utilizan como medio para llevarse a cabo estructuras sólidas como ordenadores, los segundos son más artesanales y usan medios más antiguos como el papel y el lápiz o el boca a boca.

El estudio de los sistemas de información surgió como una subdisciplina de las ciencias de la computación, con el objetivo de racionalizar la administración de la tecnología dentro de las organizaciones. El campo de estudio fue avanzando hasta pasar a ser parte de los estudios superiores dentro de la administración.

Desde un punto de vista empresarial, los sistemas de información pueden clasificarse de diversas formas. Existen, por ejemplo, sistemas de información gerencial (con el fin de resolver conflictos en empresas), sistemas de procesamiento de transacciones (que se encargan de manejar la información en el contexto de los intercambios comerciales), sistemas de información ejecutiva (para los directivos), sistemas de soporte a decisiones (analizan los distintos factores que hacen al negocio para decidir qué rumbo tomar), sistemas de automatización de oficinas (aplicaciones que ayudan en el trabajo administrativo) y sistemas expertos (que emulan el comportamiento de un especialista en un dominio concreto).

Según los autores Laudon y Laudon, profesores de Administración de Empresas, un sistema de información es un organismo que recolecta, procesa, almacena y distribuye información. Son indispensables para ayudar a los gerentes a mantener ordenada su compañía, a analizar todo lo que por ella pasa y a crear nuevos productos que coloquen en un buen lugar a la organización. Esta definición es una de las únicas que manifiesta la exigencia de que un sistema de información tenga componentes, aunque no especifica cuáles deban ser, posiblemente porque intenta englobar todas las posibles variantes de este concepto.

Cabe resaltar que el concepto de sistema de información suele ser utilizado como sinónimo de sistema de información informático, aunque no son lo mismo. Este último pertenece al campo de estudio de la tecnología de la información y puede formar parte de un sistema de información como recurso material. De todas formas, se dice que los sistemas de información tratan el desarrollo y la administración de la infraestructura tecnológica de una organización.

Fuentes:

 http://definicion.de/sistema-de-informacion/#ixzz2kRwoR6yx

 http://www.monografias.com/trabajos7/sisinf/sisinf.shtml#ixzz2kS0PXAtT

Aplicación de la Informatica

Investigue en Internet sobre las TIC aplicadas en diferentes organizaciones y considero que todas se basan en el uso esencial de las redes sociales para un mejor aprovechamiento del mercado, proporcionando todas las herramientas necesarias, para una comunicación fluida y universal. Acá les dejo unos de los vídeos sobre las tic aplicadas al sector farmacéutico

Competencia N° 26: Realizar Diagramas en Diagram.ly

¿Y qué es Diagramly? 

Este servicio, que podemos instalarlo en Google Chrome como una aplicación más, nos ofrece un interesante panel con el que podemos realizar dibujos, esquemas de redes, diagramas, organigramas, lluvias de ideas, diagramas UML, dibujar esquemáticos de circuitos, modelar procesos de negocio o realizar un diagrama de flujo. Lógicamente, si podemos almacenar nuestros dibujos en Google Drive, tendremos que vincular nuestra cuenta de Google para poder acceder al servicio y, una vez dentro, directamente podremos ponernos a trabajar.

El programa cuenta con una barra donde podremos extraer imágenes, formas, dibujos etcétera

El funcionamiento es bastante sencillo y, en cierta medida, nos puede recordar a aplicaciones de escritorio como Dia o Microsoft Visio (salvando ciertas distancias, claro está) puesto que iremos arrastrando y soltando elementos de la biblioteca de objetos predefinidos (que es bastante completa, incluyendo un buen número de imágenes y cliparts) y las uniremos con las líneas y flechas disponibles. Además podremos importar plantillas para ahorrarnos algo de tiempo (usando archivos XML) y exportar todos nuestros diseños en múltiples formatos (PNG, GIF, JPG, PDF, XML y SVG, es decir, formato vectorial).

Teniendo en cuenta que es una aplicación web, encuentro Diagramly una aplicación bastante útil y, sobre todo, sencilla de manejar y con buenos resultados. Poder almacenar todo nuestro trabajo en Google Drive es un punto muy interesante porque nos permitirá tener nuestro trabajo disponible desde cualquier ubicación y, por tanto, podremos reutilizarlo como plantilla para nuevos proyectos.

Les dejo a modo de ejemplo el diagrama que realice con el programa

También quiero dejarles un video que me ayudo mucho para cuando utilice este programa, y el cual les puede llegar a ser muy útiles a ustedes

Reflexión: Me gusto mucho este programa, si bien es difícil al principio porque cuesta manejarlo, luego se convierte en una herramienta muy útil

Tablas Dinamicas

 Tablas Dinámicas:

 Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. En ellas podemos hacer:

- Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario.

- Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías y crear cálculos y fórmulas personalizados.

- Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las áreas de interés.

- Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.

- Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder centrarse en la información que le interesa.

- Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.

Como crear una tabla dinámica

1. Seleccionamos una celda o nos posicionamos en el punto de inserción dentro de una tabla de Excel. Deben contener encabezado de columna.

2. Luego vamos a la “cinta Insertar”, en la parte de Tablas,  por último hacemos clic en Tabla dinámica.

 Selección del origen de los datos.

- Debemos hacer elegir la siguiente opción: Seleccione una tabla o rango 

 Ubicación de la tabla dinámica

Existe dos opciones:  

- Clic en la opción Nueva hoja de cálculo, para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva.

- Clic en la opción Hoja de cálculo existente.

Una vez que seguimos estos pasos hacemos clic en Aceptar.

Excel agregará un informe vacío de tabla dinámica en la ubicación especificada y mostrará la Lista de campos de tabla dinámica para que podamos agregar campos, crear un diseño o personalizar el informe de tabla dinámica.

En la lista de campos iremos volcando todos los datos que deseamos mostrar.

-Filtros de informe. Filtra los datos para centrarse en un subconjunto  de  datos en el informe.

-Rótulos de fila. Los Datos de campos agregados en esa área, se mostraran en las filas.

- Rótulos de columna. Los datos de campos agregados en esa área, se mostraran como encabezados de columnas.

Valores. Los Datos de campos agregados en esa área, se mostrarán como valores de los encabezados. Al mismo tiempo que se ejecuta en ellos alguna operación.

Crear un gráfico dinámico

Los pasos a seguir para obtener dicho gráfico fueron: Una vez que tenemos la tabla dinámica, vamos a herramientas de tablas dinámicas, opciones, elegimos herramientas  y elegimos gráfico de tablas dinámicas. 

Planteado el ejercicio N° 1 sobre Tablas dinámicas, planteamos la solución al mismo.

Presentado el ejercicio:

Se deberá resolver:

1- ¿COMO EVOLUCIONARON LAS VENTAS?

2-¿QUIEN VENDE MAS EN PRODUCTOS?

3-GRÁFICO No 1: EVOLUCIÓN DE VENTAS

Les dejamos un video sobre un tutorial de Tablas dinámica en Excel 2007:

Fuentes:

 Apuntes brindado por la cátedra y si ponemos el vídeo el link del vídeo de youtube

Excel

Excel 2007

Microsoft Excel 2007 fue creada para facilitar el trabajo de las personas, ya que los comandos y las funciones están organizadas de tal manera que facilitan el manejo de esta; muchos cuadros de dialogo han sido reemplazados por galerías desplegables que facilitan su manejo por la ubicación, también tiene una breve descripción de sus comandos y contiene vistas previas de ejemplos para un mejor uso de la herramienta.

Función SI

Devuelve un valor si la condición especificada es VERDADERO y otro valor si dicho argumento es FALSO.

Utilice SI para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.

Sintaxis

SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)

Prueba_lógica     es cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como VERDADERO o FALSO. Por ejemplo, A10=100 es una expresión lógica; si el valor de la celda A10 es igual a 100, la expresión se evalúa como VERDADERO. De lo contrario, se evaluará como FALSO. Este argumento puede utilizar cualquier operador de comparación.

Valor_si_verdadero      es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es VERDADERO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Dentro de presupuesto" y el argumento prueba_lógica se evalúa como VERDADERO, la función SI muestra el texto "Dentro de presupuesto". Si el argumento prueba_lógica es VERDADERO y el argumento valor_si_verdadero está en blanco, este argumento devuelve 0 (cero). Para mostrar la palabra VERDADERO, utilice el valor lógico VERDADERO para este argumento. Valor_si_verdadero puede ser otra fórmula.

Valor_si_falso      es el valor que se devuelve si el argumento prueba_lógica es FALSO. Por ejemplo, si este argumento es la cadena de texto "Presupuesto excedido" y el argumento prueba_lógica se evalúa como FALSO, la función SI muestra el texto "Presupuesto excedido". Si el argumento prueba_lógica es FALSO y se omite valor_si_falso, (es decir, después de valor_si_verdadero no hay ninguna coma), se devuelve el valor lógico FALSO. Si prueba_lógica es FALSO y valor_si_falso está en blanco (es decir, después de valor_si_verdadero hay una coma seguida por el paréntesis de cierre), se devuelve el valor 0 (cero). Valor_si_falso puede ser otra fórmula.

BUSCARV

Busca un valor específico en la primer columna de una matriz de tabla y devuelve, en la misma fila, un valor de otra columna de dicha matriz de tabla.

La V de BUSCARV significa vertical. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH si los valores de comparación se encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.

BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;ordenado)

Valor_buscado     Valor que se va a buscar en la primera columna de la matriz de tabla. Valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si valor_buscado es inferior al menor de los valores de la primera columna de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve al valor de error #N/A.

Matriz_buscar_en    Dos o más columnas de datos. Use una referencia a un rango o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del texto son equivalentes.

Indicador_columnas    Número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente. Si indicador_columnas es:

Si es inferior a 1, BUSCARV devuelve al valor de error #VALUE!

Si es superior al número de columnas de matriz_buscar_en, BUSCARV devuelve el valor de error #REF!

Ordenado    Valor lógico que especifica si BUSCARV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:

Si se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no localiza ninguna coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario, es posible que BUSCARV no devuelva el valor correcto. Para obtener más información, vea Ordenar datos.

Si es FALSO, BUSCARV sólo buscará una coincidencia exacta. En este caso, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en. Si hay dos o más valores en la primera columna de matriz_buscar_en, se utilizará el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.

Función SUMAR.SI

En este artículo se describe la sintaxis y el uso de la fórmula de la función SUMAR.SI en Microsoft Office Excel.

Descripción

La función SUMAR.SI sirve para sumar los valores en un rango que cumple los criterios que se especifican. Por ejemplo, supongamos que en una columna que contiene números, desea sumar sólo los valores que son mayores que 5. Puede usar la siguiente fórmula:

=SUMAR.SI(B2:B25,">5")

En este ejemplo, los criterios se aplican a los mismos valores que se están sumando. Si lo desea, puede aplicar los criterios a un rango y sumar los valores correspondientes en un rango distinto. Por ejemplo, la fórmula=SUMAR.SI(B2:B5, "Juan", C2:C5) suma sólo los valores del rango C2:C5, donde las celdas correspondientes al rango B2:B5 son iguales a "Juan."

 NOTA   Para sumar las celdas en función de criterios múltiples, vea la función SUMAR.SI.CONJUNTO.

Sintaxis

SUMIF(range, criteria, [sum_range])

La sintaxis de la función SUMAR.SI cuenta con los argumentos siguientes:

rango    Obligatorio. El rango de celdas que se desea evaluar según los criterios especificados. Las celdas de cada rango deben ser números, o bien nombres, matrices o referencias que contengan números. Los valores en blanco y los de texto no se tienen en cuenta.

Criterios    Obligatorio. El criterio en forma de número, expresión o texto, que determina las celdas que se van a sumar. Por ejemplo, los criterios pueden expresarse como 32, ">32", B5, 32, "32", "manzanas" u HOY().

 IMPORTANTE   Cualquier criterio de texto o cualquier criterio que incluya los símbolos lógicos o matemáticos debe estar entre comillas dobles ("). Si el criterio es numérico, las comillas dobles no son obligatorias.

rango_suma    Opcional. Las celdas reales para agregar, si desea agregar celdas a las ya especificadas en el argumento rango. Si se omite el argumento rango_suma, Excel agrega las celdas que están especificadas en el argumento rango (las mismas celdas a las que se aplica los criterios).

Función FECHA 

En este artículo se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función FECHA de Microsoft Office Excel.

Descripción

La función FECHA devuelve el número de serie secuencial que representa una fecha determinada. Por ejemplo, la fórmula

=FECHA(2008;7;8)

devuelve 39637, el número de serie que representa la fecha 8/7/2008.

 NOTA   Si el formato de celda era General antes de especificar la función, el resultado tendrá formato de fecha y no de número. Si desea ver el número de serie o cambiar el formato de la fecha, seleccione un formato de número diferente en el grupo Número de la ficha Inicio.

La función FECHA es muy útil en situaciones en que el año, el mes y el día se proporcionan mediante fórmulas o referencias de celda. Por ejemplo, es posible que tenga una hoja de cálculo con fechas en un formato que Excel no reconoce, como AAAAMMDD. Puede usar la función FECHA junto con otras funciones para convertir las fechas a un número de serie que Excel reconozca. Para obtener más información, vea la tabla de la sección Ejemplo de este artículo.

Sintaxis

FECHA(año; mes; día)

La sintaxis de la función FECHA tiene los siguientes argumentos:

año    Obligatorio. El valor del argumento año puede incluir de uno a cuatro dígitos. Excel interpreta el argumento año según el sistema de fechas que usa el equipo. De manera predeterminada, Microsoft Excel para Windows usa el sistema de fechas 1900 y Microsoft Excel para Macintosh usa el sistema de fechas 1904.

Competencia N° 25 Crear un Grafico en Excel

Lo primero que debes hacer para crear un gráfico en Excel es organizar los datos que deseas trazar. Es decir, acomodar los datos en columnas y filas de manera que Excel pueda “entender” la información y crear el gráfico.

Observa el siguiente ejemplo de datos:

Una vez organizada la información debes seleccionar el rango completo para indicar a Excel que trazará el gráfico utilizando como base dicha información:

El siguiente paso para crear un gráfico en Excel es ir a la ficha Insertar, y dentro del grupo Gráficos hacer clic en el tipo de gráfico que has decidido crear. Para este ejemplo he decidido crear un gráfico de columnas por lo que haré clic sobre Columna y seleccionaré la primera de las opciones:

Justo después de haber seleccionado el gráfico que deseas Excel lo incrustará en la hoja:

En el caso llevado a la practica con nuestra compañera de grupo aplicamos el ejemplo a las ventas bimestrales registradas desde 2011 a 2013 en la empresa donde actualmente realizamos.

E.1 Realizamos la matriz como primer paso

 E.2 Como siguiente paso realizamos el grafico 

Microsoft Access 2007

Conceptos básicos:

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). una base de datos suele definirse como un conjunto de información relacionada, organizada sistemáticamente  por ejemplo la guía de teléfono  las fichas de una biblioteca, una agenda con las datos de los amigos, entre otras.

¿Qué es una base de datos?

Una base de datos es una herramienta para recopilar y organizar información. En las bases de datos, se puede almacenar información común sobre personas, productos, pedidos, etc. o cualquier otro tipo de información relevante

¿Qué es una base de datos relacional?

Es la forma de organizar la información de una base de datos a través de tablas.

Una base de datos relacional permite la utilización simultánea de datos procedentes de más de una tabla.

Al hacer uso de las relaciones, se evita la duplicidad de datos, ahorrando memoria y espacio en el disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario/a el trabajo con tablas.

Para conseguir una correcta base de datos relacional es imprescindible realizar un estudio previo del diseño de la base de datos.

Para poder relacionar tablas entre sí se deberá especificar un campo en común que contenga el mismo valor en las dos tablas y dicho campo será clave principal en una de ellas.

Las tablas se relacionan de dos a dos, donde una de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria destino de la relación.

Elementos de una Base de datos en Access

Esta formada básicamente por 4 elementos: Tablas, Consultas, Formularios e Informes.

Tabla:

las tablas son el componente básico o elemental de las bases de datos. o lo que es lo mismo, una base de datos esta principalmente compuesta por varias tablas relacionadas. las tablas contienen datos sobre algo o alguien: datos personales de alumnos, calificaciones, proveedores, clientes, libros en una bibliotecas, compras, ventas, ect

Campo: 

Campo es uno de los tipos de datos que se van a usar. se hace referencia a los campos por su nombre.

Registro

un registro esta formado por un conjunto de información en particular.

Datos:

Un dato es la intersección entre un campo y un registro

Consultas:

las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que mas le interese. ademas, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, sera suficiente con llamar a la consulta previamente creada. la importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de bases de datos sean casi imprescindibles ne nuestro trabajo diario.

Formularios:

los formularios son el mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con access.

¿Qué es un formulario como panel de control? 

Un panel de control es un formulario desde donde accedes a distintos formularios de la misma aplicación.

Si tenemos una base de datos de Access que va hacer utilizada por usuarios, nos será realmente útil crear un panel de control o formulario de acceso, que le permita al usuario manejar la aplicación de manera más sencilla

Informes:

Los informes o también llamados “reportes”, sirven para resumir y presentar los datos de las tablas. Un informe se puede ejecutar en cualquier momento y siempre reflejará los datos actualizados de la base de datos. Los informes suelen tener un formato que permita imprimirlos, pero también se pueden consultar en la pantalla, exportar a otro programa o enviar por correo electrónico.

Aprendiendo Access

Competencia N° 19 La banda de Opciones: contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas.

Pestaña Inicio:

Pestaña Crear:

en esta opción veremos por ejemplo las opciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en access.

Competencia N° 20 ¿Qué es una clave principal?

Una clave principal es un campo o conjunto de campos de la tabla que proporcionan a Microsoft Office Access 2007 un identificador exclusivo para cada fila. En una base de datos relacional como Office Access 2007, la información se divide en tablas distintas en función del tema. A continuación, se utilizan relaciones de tablas y claves principales para indicar a Access cómo debe volver a reunir la información. Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa.

Para asignar una clave principal a un campo, debemos hacer clic sobre el nombre del campo que sera clave principal, en el marco Herramientas de la pestaña Diseño

A la izquierda del nombre del campo nos aparecerá una llave lo que nos indica que dicho campo es la clave principal de la tabla

Competencia N° 21: Propiedades de los campos

Las propiedades aparecen en la parte inferior izquierda de la vista diseño de tabla cuando tenemos un campo seleccionado.

las propiedades se agrupan en dos pestañas, la pestaña general donde indicamos las características generales del campo y la pestaña Búsqueda en la que podemos definir una lista de valores validos para el campo.

Tamaño del campo: 

Para los campos testo, esta propiedad determina el numero máximo de caracteres que se pueden introducir en el campo. siendo por defecto de 50 caracteres y valor máximo de 255.

Para los Campos Numéricos, las opciones son:

Byte (equivalente a un caracter) para almacenar valores enteros entre  0 y 255

Entero para valores enteros comprendidos entre -32.768 y 32.767

Entero Largo: para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647

Simple para la introducción de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45 para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.

Doble para valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y -4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y 4,94065645841247E-324 para valores positivos.

Id. de réplica se utiliza para claves auto numéricas en bases réplicas.

Decimal para almacenar valores comprendidos entre -10^38-1 y 10^38-1 (si estamos en una base de datos .adp) y números entre -10^28-1 y 10^28-1 (si estamos en una base de datos .accd)

Los campos Autonumérico son Entero largo. A los demás tipos de datos no se les puede especificar tamaño.

Otras propiedades:

Regla de validación

Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos según el criterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valor introducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Texto de validación

En esta propiedad escribiremos el texto que queremos nos aparezca en pantalla si introducimos en un campo un valor que no cumple la regla de validación especificada en la propiedad anterior.

Debe ser un mensaje para que la persona que se equivoque a la hora de introducir los datos, sepa el porqué de su error y pueda solucionarlo.

Indexado

Se utiliza esta propiedad para establecer un índice de un solo campo. Los índices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean más rápidas, y también aceleran las operaciones de ordenación y agrupación.

Por ejemplo, si buscas empleados basándose en un campo llamado Apellidos, puedes crear un índice sobre este campo para hacer más rápida la búsqueda.

Esta propiedad dispone de tres valores:

No: Sin índice.

Sí (con duplicados): Cuando se asigna un índice al campo y además admite valores duplicados (dos filas con el mismo valor en el campo).

Sí (sin duplicados): Cuando se asigna un índice pero sin admitir valores duplicados.

Competencia N° 22 : Relaciones

E.1 Para crear relaciones en Access 2007 primero debemos acceder a la ventana herramientas base de datos y hacer clic en relaciones.

aparece el cuadro de dialogo mostrar tabla de la derecha esperando indicarle las tablas que formaran parte de la relación a crear.

E.2 Seleccionamos una de las tablas que pertenecen a la relación haciendo clic sobre ella, aparecerá dicha tabla, hacer clic en Agregar  y así repetir los dos pasos anteriores hasta añadir todas las tablas de las relaciones a crear.

Ahora aparecerá la ventana relaciones con las tablas añadidas. Veamos un ejemplo

E.3 para crear la relación: ir sobre el campo de relación de la tabla principal (en nuestro caso Código)

pulsar el botón izquierdo del ratón y manteniendolo pulsado arrastrar hasta el campo CÓDIGO de la tabla secundaria (notas-primer ciclo). soltar el botón del mause

aparecerá el cuadro de dialogo Modificar relaciones siguientes:

Por la parte superior deben estar los nombre de las dos tablas relacionadas (ALUMNOS Y NOTAS-PRIMER CICLO) y debajo de estos el nombre de los campos de relación (código y código). Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre este y para terminar debemos hacer clic en Crear
Si quisiéramos quitar una tabla de la ventana relaciones, debemos hacer clic con el botón derecho sobre la tabla y elegir la opción Ocultar Tabla del menú contextual que aparecerá. otra de las opciones es hacer clic sobre la tabla para seleccionarla y hacer clic en el botón ocultar tabla en la pestaña diseño.

 
 

E.4 Modificar relaciones:

para modificar relaciones ya creada debemos hacer clic con el botón derecho sobre la relación a modificar y elegir la opción Modificar relación...del menú contextual que aparecerá

O bien hacer clic sobre la relación a modificar y hacer clic en el botón Modificar relaciones que encontraras en la pestaña diseño en la banda de opciones. se abrirá un cuadro de dialogo Modificar relaciones.

E.5 Eliminar relaciones: 

si deseamos eliminar una relación  debemos hacer clic en el botón derecho sobre la relación a borrar y elegir la opción Eliminar del menú contextual o bien hacer clic con el botón izquierdo sobre la relación  esta quedara seleccionada y a continuación pulsar la tecla DEL o SUPR, la relación quedara eliminada de la ventana y de la base de datos.

Competencia N° 23: Formularios

Como ya vimos los formularios nos sirven para definir pantallas generalmente para editar los registros de una tabla o consulta.

para crear un formulario tenemos varias opciones:

podemos acceder a todas ellas desde la pestaña crear

Diseño de Formulario: abre un formulario en blanco en la vista diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos aparezcan en él. este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es mas cómodo y rápido crear un autoformulario o utilizar el asistente y después sobre el formulario creado modificar el diseño para ajustar el formulario a nuestras necesidades. 

Asistente de Formulario, utiliza un asistente que nos va guiando paso por paso en la creación del formulario

Competencia N° 24 Los informes

Los informes sirven para presentar datos de una tabla o consulta generalmente para imprimirlos. la diferencia básica con los formularios es que los datos que aparecen en el informe solo se pueden visualizar o imprimir (no se puede modificar) y en los informes se pueden agrupar mas fácilmente la información y saca totales por grupos.

Para crear un informe podemos utilizar la sección Informes  que se encuentra en la pestaña crear.

Diseño de Informe: abre un informe en blanco en la vista de diseño y tenemos que ir incorporando los distintos objetos que queremos que aparezca en él. este método no se suele utilizar ya que en la mayoría de los casos es mas cómodo y rápido crear un auto informe o utilizar al asistente y después sobre el informe creado modificar el diseño para ajustar el informe a nuestra necesidad. 

Asistente para informes, utiliza un asistente que nos va guiando paso a paso en la creación del informe.

Fuentes:

http://www.slideshare.net/gevalenciam_63/microsoft-access-2007-1469763

http://www.aulaclic.es/

apuntes proporcionados por la catedra

Imágenes de Google y elaboradas simultáneamente con la practica